Comment gérer la comptabilité de son entreprise ? Le guide en 6 étapes

Suivre la comptabilité de son entreprise est primordial pour sa pérennité, Peu importe sa taille petite, moyenne ou grande. Une bonne gestion est indispensable pour assurer son bon fonctionnement. Chaque société possède ses propres spécificités et un chef d’entreprise aura besoin des conseils d’un professionnel pour l’aider à tenir efficacement sa comptabilité. 

Voici un guide en 6 étapes afin de vous donner les éléments essentiels d’une bonne gestion comptable.

Pourquoi est-il indispensable de bien tenir la comptabilité de son entreprise ?

Tenir sa comptabilité est indispensable pour toute entreprise peu importe sa taille ou son chiffre d’affaires. Notamment dans un objectif de remplir les obligations légales, qui si elles ne sont pas remplies sont sources d’amendes et pénalités pouvant gravement affecter la santé financière de votre entreprise.

Il existe deux types de comptabilité :

• La comptabilité d’engagement : typologie permettant le traitement de transactions complexes et de processus de facturation à long terme. C’est un processus prenant en compte l’ensemble de votre activité et pas seulement ce qui apparaît sur vos comptes bancaires. Ce système de comptabilité détaillé permettant l’enregistrement de vos créances, de vos dettes…
• La comptabilité de trésorerie : c’est une typologie appropriée pour les entreprises qui ont des transactions plus simples et qui ont un besoin de suivre leur trésorerie en temps réel. C’est un processus basé sur l’enregistrement des flux de trésorerie.

La tenue d’une comptabilité propre et à jour vous permettra d’avoir un regard objectif sur votre activité en temps réel et donc de piloter votre société de manière cohérente et optimale. Concrètement la notion de pilotage peut se définir comme :

• La prise de décisions stratégiques : choix des investissements et des modes de financements de vos projets afin de développer votre activité. 
• La prise de décisions opérationnelles : choix de vos fournisseurs, de vos partenaires d’affaires…
• Stratégie de rémunération.
• Optimisation fiscale afin de minimiser votre imposition.

Comment bien faire sa comptabilité en 6 étapes

Une bonne tenue de sa comptabilité passe par plusieurs étapes : 

1. Connaître les documents et règles comptables obligatoires

2. Suivre sa comptabilité de manière régulière

3. Conserver les justificatifs et documents comptables

4. Organiser et planifier sa comptabilité

5. Utiliser un logiciel de comptabilité afin de simplifier la gestion

6. S’entourer d’un expert-comptable afin de se concentrer sur son business

Étape 1 : Connaître les documents et règles comptables obligatoires

Les premières choses à savoir pour gérer correctement sa comptabilité sont les documents et règles comptables obligatoires pour son entreprise. En effet, ces derniers peuvent varier selon la forme juridique choisie.

Les obligations comptables des entreprises sont principalement fixées dans les sources suivantes : 

• Le plan comptable général. Il est publié par l’Autorité des normes comptables (ANC) et est régulièrement mis à jour pour prendre en compte les évolutions comptables et fiscales.
• Le code de Commerce. Les articles L.123-12 et suivants du code de commerce énoncent les règles générales relatives à la tenue des comptes et à l’établissement des documents comptables, tels que le bilan et le compte de résultat.
• Le référentiel IFRS pour les entreprises de dimension internationale. Permettant de définir certains principes et certaines règles pour que les différentes typologies de comptabilité en fonction du pays d’appartenance d’une entreprise s’accordent entre elles. 

Les obligations comptables récurrentes sont :

• Avoir un suivi de votre comptabilité à disposition (dans le cas où les impôts en auraient besoin).
• Le stockage des bulletins de salaire
• La protection des données de vos clients et partenaires.
• Les déclarations fiscales tel que les TVA, le bilan, le compte de résultat, l’imposition sur les sociétés, la CVAE…
• Le paiement des obligations fiscales dans les délais fixés par les impôts. 

Étape 2 : Suivre sa comptabilité de manière régulière

Suivre votre comptabilité de manière régulière est essentiel pour la bonne gestion de votre entreprise. Cela vous permettra d’anticiper les problèmes, de prendre des décisions éclairées, de respecter les obligations légales et d’éviter les pénalités. C’est ici que la notion de pilotage prend place. 

Étape 3 : Conserver les justificatifs et documents comptables

La conservation des justificatifs et documents comptables est une obligation légale. La durée de conservation définie par la loi est de minimum 10 ans après la clôture de l’exercice comptable auquel les documents sont rattachés.

Les différentes utilités de conserver vos documents sont :

• Facilitation des contrôles fiscaux
• Facilitation de la gestion de votre comptabilité
• Aide à la prise de décisions notamment en ayant une approche comparative sur la durée de vie de votre entreprise. 
• Protéger l’entreprise en cas de litige

Étape 4 : Organiser et planifier sa comptabilité

L’organisation et la planification de votre comptabilité sont des éléments cruciaux pour optimiser la gestion de votre activité et éviter des événements mettant en péril la santé financière de votre entreprise. Plusieurs actions peuvent être mises en place : 

1. Déterminer un calendrier de clôture comptable : Fixer une date précise pour la clôture de vos comptes annuels.

2. Planifier les tâches comptables : Identifiez les tâches comptables et fiscales obligatoires tout au long de la vie de votre entreprise. Vous pouvez établir un schéma ou les inscrire dans votre calendrier pour être certain de ne pas en oublier.
   Vous pouvez également établir un suivi de votre activité opérationnelle permettant la saisie régulière de vos factures, l’enregistrement de vos devis, faire le point sur le prélèvement de vos différents impôts…

3. Faire le suivi des indicateurs financiers : Faites le suivi de vos indicateurs financiers clés, tels que le chiffre d’affaires, la marge opérationnelle, les charges exceptionnelles, votre situation de trésorerie, le solde de votre compte courant, l’équilibre entre vos différents postes de bilans…

4. Avoir un suivi régulier sur l’aspect social de votre comptabilité. Par exemple s’assurer que les salaires sont versés, que les montants payés sont les mêmes que sur les fiches de paie, que les paiements de vos cotisations sociales sont à jour…

Étape 5 : Utiliser un logiciel de comptabilité afin de simplifier la gestion

Il existe de nombreux logiciels de comptabilité sur le marché permettant de simplifier la gestion de la comptabilité.

L’automatisation des tâches répétitives est l’un d’entre eux. On compte parmi ces tâches la saisie des transactions, le rapprochement bancaire et la facturation. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs.

La réduction des tâches de comptabilité à effectuer vous permettra de vous focaliser sur le développement de votre activité. De gagner du temps pour démarcher des clients, optimiser votre production, produire un travail d’une plus grande qualité…

Suivre la santé financière de l’entreprise est également facilité grâce à un accès en temps réel à l’information financière. Dans un contexte concurrentiel, il est important de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Les logiciels de comptabilité permettent de réaliser les déclarations fiscales car ils proposent des supports et détaillent les différentes modalités de calculs ainsi que les endroits à remplir sur les différents Cerfa. Actuellement il est également possible d’automatiser une grande partie des déclarations fiscales obligatoires. 

Étape 6 : S’entourer d’un expert-comptable afin de se concentrer sur son business

La gestion de la compatibilité est un métier à part entière et peut s’avérer être une tâche chronophage pour tout profane qui s’y aventure. Si aucune loi n’oblige à confier sa comptabilité à un expert, cela peut parfois s’avérer être un gain de temps et une sécurité. L’univers de la comptabilité est vaste et complexe, c’est pour cela qu’il existe des spécialistes en mesure de vous aider. 

En effet, déléguer cette mission vous permettra de vous concentrer sur les activités importantes de votre entreprise. Un expert comptable pourra également vous aider à optimiser les finances de l’entreprise en vous proposant des arbitrages. Pour une situation donnée il y a plusieurs solutions mais il n’y en a qu’une qui est la plus avantageuse. 

En confiant votre comptabilité à un professionnel, c’est lui qui prend la responsabilité de supporter les erreurs potentielles. Mais ce risque d’erreurs sera grandement réduit grâce à la connaissance approfondie de la comptabilité et fiscalité de votre expert-comptable.

Il se révélera également être un allié pour la croissance de l’entreprise.